Arbeitsroutinen

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Routinen

Neben den Ressourcen, die Endgeräte bei ihrer Produktion und Entsorgung binden, verbrauchen sie während ihres Lebenszyklus auch Strom und Wasser. Der digitale Raum ist nicht abgeschlossen, sondern ein weltumspannendes Netz. Cloud-basierte Dienste gewinnen an Bedeutung, wir speichern unsere Daten nicht mehr primär lokal auf unseren Geräten, sondern synchronisieren sie auf Servern in Rechenzentren, die weitere Ressourcen verbrauchen. Der Betrieb der Infrastruktur verschlingt mehr als die Hälfte der verbrauchten Energie. Der Großteil entfällt auf den Betrieb der Rechenzentren und den Transport der Daten. Die Zunahme von Videostreaming und -telefonie sowie von KI- und AR-Anwendungen schlägt dabei besonders zu Buche.

In der Art und Weise, wie wir mit unseren eigenen Daten umgehen und unsere Cloud-Speicher nutzen, können wir noch viel tun. Indem wir uns eine klare Struktur geben und Regeln für den Umgang mit Daten aufstellen, die wir bei jedem Projekt anwenden, können wir nachhaltiges Handeln zum Maßstab machen. Dabei können uns auch technische Lösungen unterstützen. Selbstdefinierte Voreinstellungen und programmierte Regeln können hilfreich sein, den inneren Schweinehund zu überwinden. Neue Abläufe und Programme zu lernen, ist nicht einfach, alte Gewohnheiten abzulegen, oft noch schwieriger. Gerade wenn in größeren Organisationen oder Ämtern feste IT-Strukturen und Abläufe verankert sind, braucht es ein gutes Transformationsmanagement, das auch die Mitarbeiter:innen mitnimmt. Hier gilt es vor allem zu definieren, an welcher Stelle technische Lösungen ansetzen und wo neue Routinen und Regeln individuell etabliert werden müssen.

Tipps:

  • Die Auseinandersetzung mit der Funktionsweise von Programmen und das bewusste Festlegen von Voreinstellungen kann Arbeitsroutinen vereinfachen und Prozesse automatisieren.
  • Checklisten zu Abläufen können das Verändern von Routinen erleichtern.
  • Das digitale Aufräumen kann zu einem angenehmen Event werden, wenn es zusammen mit einem Kaffee oder Tee als Team gemeinsam gemacht wird.
  • Lege einen regelmäßigen Clean-up-Day fest: Das kann einmal im Monat ein Nachmittag oder wöchentlich eine Stunde sein.

Kommunikation

Wir alle kommunizieren den ganzen Tag, dabei nutzen wir fast ausschließlich digitale Tools. Durch Online-Kommunikation können Emissionen eingespart werden, indem z.B. Flüge durch Videotelefonate ersetzt werden. Aber auch hier lauert der Rebound-Effekt, der durch immer größere Videokonferenzen, Streaming, aber auch die schier unendlich großen Postfächer zustande kommt. In der Kommunikation können viele Daten durch gezielte und bewusste Wahl der Mittel gespart werden.

Letztendlich geht es darum, eine bewusste Entscheidung zu treffen. Bei Kommunikationsdiensten von Dritten ist es gut, auf die Datensicherheit zu achten. Das heißt, sie sollten DSGVO-konform sein, Ende-zu-Ende-Verschlüsselung verwenden und mit grüner Energie betrieben werden.

Das Green Web Directory von der Green Web Foundation kann bei der Wahl der Anbieter und von grünem Hosting helfen.

E-Mail

In unserem Arbeitskontext ist die E-Mail nach wie vor das dominierende Kommunikationsmittel. Täglich werden ca. 700 Milliarden E-Mails versendet. Eine normale E-Mail verursacht etwa 10 Gramm Kohlenstoffdioxid. Das entspricht der Klimabilanz einer Plastiktüte.[1] Unsere Postfächer sind oft voll mit alten E-Mails.

E-Mails skalieren sich auch schnell hoch, wenn beim Antworten immer der gesamte Verlauf mitgeschickt wird. Langanhaltende Unterhaltungen per E-Mail und große Anhänge sind daher sehr ineffizient.

Tipps:

  • Regelmäßig das Postfach aufräumen, wichtige Anhänge herunterladen und im Postfach löschen: Das reduziert den Speicherbedarf und damit den Energieverbrauch.
  • Die Standardeinstellungen so anpassen, dass Anhänge nicht automatisch beim Antworten wieder mitgeschickt werden.
  • Newsletter bewusst abonnieren oder abbestellen – mit der strengen europäischen DSGVO ist es möglich, sich von jedem Newsletter jederzeit abzumelden. Statt Newsletter auf Dauer ungeöffnet aufzubewahren oder jedes Mal zu löschen, ist es gut, ehrlich mit eigenen Zeitressourcen umzugehen und ungelesene Newsletter abzubestellen.
  • Prüfen, ob E-Mail wirklich das effizienteste und effektivste Kommunikationsmittel ist. In festen Gruppen oder Teams, in denen viel kommuniziert wird, sind Messengers wie Slack, Teams, Signal usw. eine ressourcenschonende Alternative. Dabei sollte aufgepasst werden, welche Dienste Ende-zu-Ende verschlüsselt sind und welche personenbezogenen Daten über Dienste an Dritte kommuniziert werden könnten.
  • Mittlerweile sind wir alle daran gewöhnt, kurze Textnachrichten über Messenger-Dienste zu verschicken, aber auch die klassischen SMS-Nachrichten können ein zuverlässiges und schnelles Kommunikationsmittel sein, besonders wenn man offline sein will.

Peer2Peer

Nicht für jeden Datenaustausch müssen Dateien in Clouds, also auf einen externen Server, hochgeladen werden. Manchmal wollen wir einfach eine Datei von einem Computer auf einen anderen übertragen. Dafür können wir auch interne Netzwerke oder den Peer2Peer-Austausch nutzen. Cloud-Speicher sind eher dann von Vorteil, wenn wir gemeinsam an einem Dokument oder mit einer ständig aktualisierten Version arbeiten wollen.

Video-Calls

Videokonferenzen verursachen im Vergleich zu Flugreisen deutlich weniger CO2-Emissionen, sind aber trotzdem nicht klimaneutral. Auch hier gilt es zu überlegen, welche Videokonferenzen wirklich notwendig sind oder wann vielleicht ein Telefonat ausreichen würde. Aber auch in einer Videokonferenz kann z.B. das Ausschalten der Kamera den ökologischen Fußabdruck um 96 Prozent reduzieren.[2]

Tipps:

  • Kollegiale Videokonferenzen: Nach einer Vorstellungsrunde gemeinsam Regeln festlegen, beispielsweise: Wenn der Bildschirm geteilt wird und eine Präsentation läuft, schalten alle Zuhörer:innen die Kamera aus. Nur sprechende Personen und Moderator:in haben die Kamera an.
  • Für große Konferenzen kann in den Voreinstellungen vom Host definiert werden, dass Kameras ausgeschaltet sind, bis Personen nach einer Wortmeldung auf die „Bühne“ geholt werden.

WLAN vs. mobile Daten

Die Energieeffizienz für WLAN-Verbindungen ist im Vergleich zu LTE-Verbindungen um mehr als 50 Prozent höher.[3] Deswegen ist es besser, WLAN- oder Kabelverbindungen statt mobiler Daten zu nutzen, insbesondere für große Up- und Downloads.

Kollaboratives Arbeiten

Um viele Dokumente in E-Mail-Anhängen zu vermeiden, können Clouds eine alternative Lösung sein. Cloudbasiertes kollaboratives Arbeiten spart nicht nur Daten, sondern bietet auch die Möglichkeit, in Echtzeit und ortsungebunden an Dokumenten zusammen zu arbeiten. Auch hier ist natürlich die erste Prämisse, einen Anbieter zu finden, der grüne Server betreibt und DSGVO-konform ist.

Kollaborationstools

Whiteboards

Auch Whiteboards sind Tools, mit denen kreatives gemeinsames Brainstorming und Projektentwicklung ortsungebunden und in Echtzeit gut funktioniert.

Speichern und Archivieren

Während Clouds für kollaboratives Arbeiten effektiver sind als E-Mails, sind sie nicht unbedingt die nachhaltigste Lösung für Langzeitspeicherung bzw. das Archivieren von Projekten. Da die Daten in Clouds permanent abrufbar sind, verbrauchen sie deshalb auch fortwährend Energie. Mehr als 50 Prozent aller von Unternehmen in Clouds gespeicherten Daten werden nur einmal benutzt und danach nie wieder. Dazu gehören unbenötigte Kopien, alte oder überflüssige Dateien, vergessene und unbekannte Dateien.[4] Eine gute Arbeitsroutine und Regeln für die Speicherung von Projekten können auch hier einiges an Daten sparen.

Tipps:

  • Regeln und Checklisten können bei der Festlegung helfen, wie abgeschlossene Projekte zu archivieren sind und was gelöscht werden kann.
  • Nur die Daten laufender Projekte, an denen mehrere Personen arbeiten, sollten in einer Cloud gespeichert werden, der Rest kann energiesparender auf externen Festplatten archiviert werden.
  • Back-ups: Grundsätzlich ist es eine gute Praxis, mehr als einen Speicherträger zu haben. Aber es stellt sich die Frage, wie viele alte Back-ups wie viele Jahre aufbewahrt werden müssen.
  • Lesbarkeit von Daten: Um eine langfristige Lesbarkeit zu gewährleisten, müssen regelmäßig Migrationsstrategien angewendet werden. Eine Langzeitarchivierung von Dateien bedeutet ein kontinuierliches Umsteigen auf neue Formate und Systeme.
  • Best Practices für eine erfolgreiche digitale Langzeitarchivierung umfassen unter anderem die regelmäßige Kontrolle und Überprüfung der Inhalte auf Integrität und Vollständigkeit sowie die Erstellung von Metadaten, die die Inhalte detailliert beschreiben.[5]

Darüber hinaus ist das Speichen und Archivieren von digitalen Gütern und Kunstwerken ein Feld, das dieses Wiki nicht mit abdecken kann. Eine gute Einführung bietet die Publikation „Grundlagen der digitalen Langzeitarchivierung“ von NFDI4Culture – Consortium for Research Data on Material and Immaterial Cultural Heritage. Die zwei unterschiedlichen Herangehensweisen von Migration und Emulation werden auf der Informationsplattform foschungsdaten.info erläutert.

Es gibt eine Reihe von Initiativen und Institutionen, die sich damit beschäftigen, Methoden und Strategien zum Erhalten und Archivieren von Born-Digital-Kunst und digitalen Kulturartefakten zu entwickeln:



  1. ↑ https://www.arte.tv/de/articles/die-e-mail-erzeugerin-von-treibhausgasen
  2. ↑ https://www.euronews.com/green/2021/01/18/turning-off-your-camera-in-video-calls-could-cut-carbon-emissions-by-96
  3. ↑ https://www.researchgate.net/figure/Energy-Consumption-Comparison-WiFi-vs-LTE_fig4_318574812
  4. ↑ https://www.better-choice.io/dark-data-so-klimaschaedlich-ist-dein-datenmuell-in-der-cloud/
  5. ↑ https://www.swidoc.ch/de/blog/reader/digitale-langzeitarchivierung-was-sie-wissen-muessen
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